Una tabla dinámica es una herramienta que nos permite analizar, explorar y presentar datos en forma de resumen. Una tabla dinámica también nos permite realizar una gran cantidad de cálculos con nuestros datos sin la necesidad de escribir fórmulas, además, estas tablas nos permiten ver la información de forma ordenada, esquematizada y amigable.
Estructura de una tabla dinámica
Una tabla dinámica tiene la estructura que se muestra en la siguiente imagen.
Como se muestra, una tabla dinámica tiene 4 zonas o secciones, en ellas debemos de colocar los campos de alguna de nuestras tablas o base de datos que tengamos previamente en Excel. Es muy importante determinar en qué zona deseamos colocar cada campo para que de esta manera Excel pueda mostrarnos el diseño de tabla dinámica que necesitamos.
Cabe destacar que Excel nos permite dejar vacías una o varias zonas de una tabla dinámica, con esto, podemos personalizar el resumen de tabla dinámica que deseamos presentar o analizar, lo que no tiene mucho sentido en dejar vacío es la zona de valores porque en ella se van a realizar cálculos numéricos en base a los datos que tengamos.
Otro aspecto importante de las tablas dinámicas es que podemos agregar varios campos a una zona de una tabla, es por esto que también se denominan dinámicas porque podemos realizar en ellas muchos movimientos que nos van a permitir probar cual es la mejor manera en que podemos resumir y analizar nuestros datos.
Recomendaciones para la creación de una tabla dinámica
Para crear una tabla dinámica se propone utilizar las siguientes recomendaciones.
- Utilizar cabeceras o títulos en las columnas de nuestros datos
- Evitar usar espacios en blanco en campos numéricos, por ejemplo, se puede rellenar con ceros en espacios en blanco.
- No utilizar filas o columnas completamente en blanco.
- Eliminar los cálculos de una tabla o de una base de datos que ya los contenga.
El uso de estas recomendaciones se propone con el fin de que podamos crear una tabla dinámica que sea fácil de leer e interpretar.
Creación de una tabla dinámica en Excel 2019
A continuación se puede observar los pasos que se pueden seguir para crear una tabla dinámica en Excel 2019 versión de escritorio.
Consideremos la siguiente base de datos de una tienda de artículos.
Para poder crear una tabla dinámica a partir de estos datos, vamos a seleccionar cualquier celda de nuestra tabla para que Excel tenga una referencia desde la cual debe crear la tabla dinámica y después vamos a dirigirnos a la pestaña Insertar y luego damos clic en Tablas dinámicas recomendadas.
Con esto, va a aparecer una ventana que nos va a proponer algunos diseños de tabla y también nos va a dar la opción de crear una en blanco, vamos a elegir esta opción.
Al seleccionar esta opción, vamos a poder crear una tabla dinámica a nuestro gusto desde la ventana de creación que nos provee Excel.
En la ventana de creación de tabla dinámica podemos ver las zonas que se han descrito anteriormente.
Un primer diseño de tabla dinámica que podemos definir es aplicando lo siguiente: el campo Sección en la zona de columnas, el nombre de los artículos en las filas y la suma de precios de cada producto en la zona de valores.
Con esta configuración, la tabla dinámica resultante es la siguiente.
La tabla dinámica resultante se puede interpretar como un sistema de coordenadas, por ejemplo, el abrigo de caballero tiene una intersección con la sección de Confección, el balón de baloncesto con la sección de deportes, el carro de control con la sección de Juguetería y así sucesivamente. Otro aspecto importante que se puede observar en esta configuración de tabla dinámica es el total general, este total se genera para todas las secciones pero también para todos los productos, sin embargo la mayoría de los productos aparecen una sola vez en la tabla, por tanto los totales de cada producto son del mismo valor de cada producto, en algunas excepciones existen totales de productos que aparecen más de una vez en la tabla de datos, el destornillador es un caso de este tipo, como aparece 2 veces la tabla dinámica va sumar el total de ambos precios y lo va mostrar en la intersección del producto con la categoría a la que pertenece (ferretería), podemos dar un doble clic en ese producto (en la tabla dinámica) y se va abrir una subtabla que muestra el precio individual de cada destornillador así como todas los datos relacionados a este producto.
En esta tabla dinámica que acabamos de crear solo hemos colocado un campo en cada zona de la tabla pero esta configuración puede cambiar como veremos a continuación.
Otro tipo de tabla dinámica que podemos crear es utilizando la siguiente configuración: la sección y el nombre del artículo en la zona de filas y la suma de precios en la zona de valores, cabe destacar que es importante el orden en que se coloca un campo en alguna zona de la tabla dinámica, en este caso primero se coloca la sección y después el nombre del artículo en la zona de filas.
La tabla dinámica resultante se muestra en la siguiente figura.
La tabla resultante nos muestra la importancia del orden en el que se colocan los campos en cada zona de una tabla dinámica porque esto nos permite analizar de manera más sencilla el resumen de nuestros datos.
Creación de una tabla dinámica en Excel 365 (Web)
La creación de una tabla dinámica en Excel 365 versión web es similar a la versión de escritorio, para acceder a esta versión solo es necesario tener una cuenta de correo de Microsoft y los archivos se guardan en la nube en lugar de guardarse en nuestra computadora local.
A partir de nuestra bases de datos, vamos a seleccionar cualquier celda de nuestra tabla para que Excel tenga una referencia desde la cual debe crear la tabla dinámica y después vamos a dirigirnos a la pestaña Insertar y luego damos clic en Tabla dinámica y después elegimos Desde una tabla o rango.
Con esto, va a aparecer una ventana que nos va a pedir que seleccionemos la tabla o rango de celdas en el que queremos trabajar y también si deseamos colocar la nueva tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo o en la hoja donde se encuentran los datos, en nuestro caso vamos a crearla en una nueva hoja, además, los datos de referencia se seleccionan automáticamente por Excel dado que ya habíamos dado clic en alguna celda de nuestros datos.
Con esto en mente, la creación de la tabla dinámica desde la ventana de creación, es similar a la versión de escritorio, solo necesitamos elegir los campos y su orden para poder colocarlos en las zonas de la tabla dinámica.
