Creación de tablas dinámicas en Google Sheets

El espacio de trabajo de Google en sus hojas de cálculo (Google Sheets) ofrece en sus herramientas la posibilidad de trabajar con tablas dinámicas de manera similar a como lo hace Excel, con ellas también podemos resumir y analizar datos, a continuación se muestra un ejemplo paso a paso de cómo crear tablas dinámicas en esta herramienta.

Se puede considerar el siguiente ejemplo de una tabla de empleados de una empresa hipotética en Sheets (Clic en la imagen para ampliarla).

Ahora, para agregar la tabla dinámica nos dirigimos a la pestaña Insertar y en ella elegimos la opción de tabla dinámica que se muestra en la siguiente figura (Clic en la imagen para ampliarla).

Ya que se ha elegido la opción previa se va mostrar una ventana con el origen de datos que necesita la tabla dinámica así como un par de opciones para decidir donde colocar la nueva tabla, esto se puede observar en la siguiente figura.

Después, se va mostrar una sección con las mismas zonas que tiene Excel para trabajar las tablas dinámicas, es decir, filas, columnas, valores y filtros, en cada zona vamos a poder agregar la columna o campo que deseemos para poder realizar el análisis requerido. Véase la siguiente imagen.

Una configuración de tabla dinámica que se puede diseñar es el siguiente, colocar en la zona de valores los salarios de los empleados, en las filas sus nombres y en las columnas los respectivos departamentos, la tabla dinámica generada se muestra en la siguiente figura.

En cuanto a la zona de filtros se puede usar el estado activo o inactivo de los empleados para poder visualizar solo aquellos con un estado determinado.

Además, Sheets ofrece algunas sugerencias de tablas dinámicas que pueden ser de utilidad, estas se pueden observar en el editor de tablas, de esta manera podemos encontrar diversas opciones que nos podrían ayudar a analizar la información y que no habíamos tenido en cuenta, véase la siguiente imagen.

Otra de las ventajas de Google Sheets es la compatibilidad de los archivos con los de Microsoft Excel, de esta manera se pueden trabajar los proyectos en cualquiera de las plataformas de acuerdo a las necesidades que se tengan, así mismo Sheets se encuentra en una plataforma en línea o en la nube lo cual permite tener acceso a los archivos desde cualquier dispositivo con acceso a internet. También es posible colaborar con otros usuarios o miembros de un equipo en un mismo archivo. En resumen, esta herramienta nos da una alternativa a Excel que puede ser muy poderosa para manejar las bases de datos o proyectos que requieren el uso de una hoja de cálculo.

Análisis de una base de datos por medio de tablas dinámicas

Análisis de información de un conjunto de datos con productos de electrónica, este conjunto de datos simula una tienda de componentes electrónicos con algunos campos relevantes como las categorías, precio, país de origen, disponibilidad del producto, cantidad en existencia etc, además se colocan diversos productos que son comunes en el área de la electrónica. En este análisis se hace uso de diferentes configuraciones de tablas dinámicas de Excel para observar la utilidad que estas nos pueden proveer al momento de gestionar los productos que se tienen en el stock.

Enlace para acceder a este proyecto de Excel: https://1drv.ms/x/c/26601cb78d61cc7d/ProyectoComponentesElectronicos

La siguiente imagen muestra un extracto del conjunto de datos (Clic en la imagen para ampliarla)

Una primer configuración de tabla dinámica para este conjunto de datos es colocar en la zona de filas la categoría y justo después el producto, además en la zona de valores el precio unitario, esto con el fin de crear un filtro que nos permita analizar de manera individual cada categoría junto con los productos que pertenecen a ella, además, con esto en mente es posible agregar a la zona de filtros el país de origen y la existencia de los productos, esto sería de utilidad para situaciones como las siguientes:

• Visualizar aquellas categorías con productos sin existencia para un posterior resurtido de componentes.
• Considerar colocar nuevos productos a cada categoría así como agregar nuevas categorías para mejorar la variedad del producto.
• Evaluar la posibilidad de contactar nuevos países a los que se les solicite importar determinados productos de cada categoría, etc.

En la siguiente imagen se muestra la tabla dinámica estructurada como se describió previamente. (Clic en la imagen para ampliarla)

Otra configuración para analizar los datos que puede resultar útil en una tabla dinámica es la siguiente, en la zona de filtros la categoría y la existencia del producto, en la zona de columnas el país de origen, en la zona de filas los productos y en la zona de valores los precios de cada producto, con esto, podemos evaluar los siguientes casos:

• Considerar todos los productos de una categoría que provienen de un país determinado para ampliar o disminuir la cantidad de países de los cuales traer esos productos requeridos.
• Evaluar la necesidad de ampliar los productos que pertenecen a cada categoría y al mismo tiempo tomar en cuenta los países de los que provienen tales productos, etc.

La tabla dinámica con esta configuración se puede observar a continuación. (Clic en la imagen para ampliarla)

La ventaja de las tablas dinámicas es que podemos colocarlas de diferentes maneras para facilitar la visualización, resumen y análisis de datos, incluso con configuraciones simples como la siguiente, en la zona de filtros la categoría, en la de filas el producto y en los valores los precios, esto podría ser valioso para analizar cada categoría junto con los precios unitarios de los productos para casos como gestionar los precios de acuerdo a las necesidades económicas de la empresa o negocio, además esto tiene la ventaja de que la visualización se muestra en un solo lugar sin tener que recorrer todo el conjunto de datos cuando este se vuelva más extenso. La siguiente imagen muestra esta tabla dinámica que es más sencilla de estudiar. (Clic en la imagen para ampliarla)

Adicionalmente, en la tabla que se configuró previamente se podría agregar un campo calculado que nos muestre el precio total para cada producto de acuerdo a la existencia de los mismos, esto nos va permitir personalizar los cálculos que no estén en existencia en la serie de operaciones que nos ofrece Excel, con esto podemos resumir y administrar de manera más extensa la información del conjunto de datos. La siguiente imagen muestran el campo calculado que se colocó en la tabla dinámica.

Como conclusión de este análisis, se puede observar el numeroso grupo de posibilidades que ofrecen las tablas dinámicas para facilitar la toma de decisiones que se necesitan tomar en una empresa, negocio o conjunto de información, en este caso, en el área de la electrónica.

Creación de tablas dinámicas en Excel 2019 y Microsoft Excel 365 (Web)

Una tabla dinámica es una herramienta que nos permite analizar, explorar y presentar datos en forma de resumen. Una tabla dinámica también nos permite realizar una gran cantidad de cálculos con nuestros datos sin la necesidad de escribir fórmulas, además, estas tablas nos permiten ver la información de forma ordenada, esquematizada y amigable.

Estructura de una tabla dinámica

Una tabla dinámica tiene la estructura que se muestra en la siguiente imagen.

Como se muestra, una tabla dinámica tiene 4 zonas o secciones, en ellas debemos de colocar los campos de alguna de nuestras tablas o base de datos que tengamos previamente en Excel. Es muy importante determinar en qué zona deseamos colocar cada campo para que de esta manera Excel pueda mostrarnos el diseño de tabla dinámica que necesitamos.

Cabe destacar que Excel nos permite dejar vacías una o varias zonas de una tabla dinámica, con esto, podemos personalizar el resumen de tabla dinámica que deseamos presentar o analizar, lo que no tiene mucho sentido en dejar vacío es la zona de valores porque en ella se van a realizar cálculos numéricos en base a los datos que tengamos.

Otro aspecto importante de las tablas dinámicas es que podemos agregar varios campos a una zona de una tabla, es por esto que también se denominan dinámicas porque podemos realizar en ellas muchos movimientos que nos van a permitir probar cual es la mejor manera en que podemos resumir y analizar nuestros datos.

Recomendaciones para la creación de una tabla dinámica

Para crear una tabla dinámica se propone utilizar las siguientes recomendaciones.

• Utilizar cabeceras o títulos en las columnas de nuestros datos
• Evitar usar espacios en blanco en campos numéricos, por ejemplo, se puede rellenar con ceros en espacios en blanco.
• No utilizar filas o columnas completamente en blanco.
• Eliminar los cálculos de una tabla o de una base de datos que ya los contenga.

El uso de estas recomendaciones se propone con el fin de que podamos crear una tabla dinámica que sea fácil de leer e interpretar.

Creación de una tabla dinámica en Excel 2019

A continuación se puede observar los pasos que se pueden seguir para crear una tabla dinámica en Excel 2019 versión de escritorio.

Consideremos la siguiente base de datos de una tienda de artículos.

Para poder crear una tabla dinámica a partir de estos datos, vamos a seleccionar cualquier celda de nuestra tabla para que Excel tenga una referencia desde la cual debe crear la tabla dinámica y después vamos a dirigirnos a la pestaña Insertar y luego damos clic en Tablas dinámicas recomendadas.

Con esto, va a aparecer una ventana que nos va a proponer algunos diseños de tabla y también nos va a dar la opción de crear una en blanco, vamos a elegir esta opción.

Al seleccionar esta opción, vamos a poder crear una tabla dinámica a nuestro gusto desde la ventana de creación que nos provee Excel.

En la ventana de creación de tabla dinámica podemos ver las zonas que se han descrito anteriormente.

Un primer diseño de tabla dinámica que podemos definir es aplicando lo siguiente: el campo Sección en la zona de columnas, el nombre de los artículos en las filas y la suma de precios de cada producto en la zona de valores.

Con esta configuración, la tabla dinámica resultante es la siguiente.

La tabla dinámica resultante se puede interpretar como un sistema de coordenadas, por ejemplo, el abrigo de caballero tiene una intersección con la sección de Confección, el balón de baloncesto con la sección de deportes, el carro de control con la sección de Juguetería y así sucesivamente. Otro aspecto importante que se puede observar en esta configuración de tabla dinámica es el total general, este total se genera para todas las secciones pero también para todos los productos, sin embargo la mayoría de los productos aparecen una sola vez en la tabla, por tanto los totales de cada producto son del mismo valor de cada producto, en algunas excepciones existen totales de productos que aparecen más de una vez en la tabla de datos, el destornillador es un caso de este tipo, como aparece 2 veces la tabla dinámica va sumar el total de ambos precios y lo va mostrar en la intersección del producto con la categoría a la que pertenece (ferretería), podemos dar un doble clic en ese producto (en la tabla dinámica) y se va abrir una subtabla que muestra el precio individual de cada destornillador así como todas los datos relacionados a este producto.

En esta tabla dinámica que acabamos de crear solo hemos colocado un campo en cada zona de la tabla pero esta configuración puede cambiar como veremos a continuación.

Otro tipo de tabla dinámica que podemos crear es utilizando la siguiente configuración: la sección y el nombre del artículo en la zona de filas y la suma de precios en la zona de valores, cabe destacar que es importante el orden en que se coloca un campo en alguna zona de la tabla dinámica, en este caso primero se coloca la sección y después el nombre del artículo en la zona de filas.

La tabla dinámica resultante se muestra en la siguiente figura.

La tabla resultante nos muestra la importancia del orden en el que se colocan los campos en cada zona de una tabla dinámica porque esto nos permite analizar de manera más sencilla el resumen de nuestros datos.

Creación de una tabla dinámica en Excel 365 (Web)

La creación de una tabla dinámica en Excel 365 versión web es similar a la versión de escritorio, para acceder a esta versión solo es necesario tener una cuenta de correo de Microsoft y los archivos se guardan en la nube en lugar de guardarse en nuestra computadora local. 

A partir de nuestra bases de datos, vamos a seleccionar cualquier celda de nuestra tabla para que Excel tenga una referencia desde la cual debe crear la tabla dinámica y después vamos a dirigirnos a la pestaña Insertar y luego damos clic en Tabla dinámica y después elegimos Desde una tabla o rango.

Con esto, va a aparecer una ventana que nos va a pedir que seleccionemos la tabla o rango de celdas en el que queremos trabajar y también si deseamos colocar la nueva tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo o en la hoja donde se encuentran los datos, en nuestro caso vamos a crearla en una nueva hoja, además, los datos de referencia se seleccionan automáticamente por Excel dado que ya habíamos dado clic en alguna celda de nuestros datos.

Con esto en mente, la creación de la tabla dinámica desde la ventana de creación, es similar a la versión de escritorio, solo necesitamos elegir los campos y su orden para poder colocarlos en las zonas de la tabla dinámica.