Proyecto de clínica de especialidades usando Microsoft Access

Este proyecto tiene como objetivo implementar una base de datos en Microsoft Access que será para una clínica de especialidades y tiene como finalidad llevar el control de citas de los diferentes médicos. La base de datos tiene tres tablas, Citas, Médicos y Pacientes, a continuación se describen los campos que contendrá cada tabla.

• Médicos: idMedico, nombre, apellidoPaterno, especialidad
• Pacientes: idPaciente, nombre, apellidoPaterno, apellidoMaterno, género, numeroDeExpediente, calleYNumero, colonia, codigoPostal, entidadFederativa, telefono, correoElectronico
• Citas: idCita, idMedico, idPaciente, fechaCita, horaCita, costoCita, observaciones

El desarrollo de esta base de datos se describe a continuación.

Creación de tablas

La creación de las tablas se realizó por medio de lenguaje SQL. Es importante recordar que la ejecución de sentencias SQL se realiza por medio de la pestaña Crear, grupo Consultas, opción Diseño de consulta y después en la ventana de consulta tenemos que elegir Vista SQL por medio del uso de clic derecho. A continuación se muestran los códigos utilizados para crear cada una de estas tablas.

CREATE TABLE Medicos(

idMedico INTEGER,

nombre CHAR(40) NOT NULL,

apellidoPaterno CHAR(40) NOT NULL,

especialidad CHAR(40) NOT NULL,

CONSTRAINT PK_enlace_medico PRIMARY KEY (idMedico)

);

CREATE TABLE Pacientes(

idPaciente INTEGER,

nombre CHAR(40) NOT NULL,

apellidoPaterno CHAR(40) NOT NULL,

apellidoMaterno CHAR(40) NOT NULL,

sexo CHAR(20) NOT NULL,

numeroDeExpediente NOT NULL,

calleYNumero CHAR(40) NOT NULL,

colonia CHAR(40) NOT NULL,

codigoPostal CHAR(5) NOT NULL,

entidadFederativa CHAR(40) NOT NULL,

telefono CHAR(20),

correoElectronico CHAR(40),

CONSTRAINT PK_enlace_pacientes PRIMARY KEY (idPaciente)

);

CREATE TABLE Citas(

idCita INTEGER NOT NULL,

idMedico INTEGER NOT NULL,

idPaciente INTEGER NOT NULL,

fechaCita DATETIME NOT NULL,

horaCita CHAR(10) NOT NULL,

costoCita MONEY NOT NULL,

observaciones CHAR(80),

CONSTRAINT PK_enlace_citas PRIMARY KEY (idCita)

);

Configuración de relaciones entre tablas

El siguiente paso es establecer la relación entre estas tablas, para esto tenemos que hacer uso de las restricciones, esto se puede lograr por medio de las sentencia ALTER TABLE y CONSTRAINT. Las instrucciones usadas para lograr esto se muestran en seguida.

ALTER TABLE Citas ADD CONSTRAINT FK_citas_pacientes FOREIGN KEY (idPaciente) 

REFERENCES Pacientes(idPaciente);

ALTER TABLE Citas ADD CONSTRAINT FK_citas_medicos FOREIGN KEY (idMedico)

REFERENCES Medicos(idMedico);

Access genera un diagrama entidad-relación que resulta de la ejecución de las instrucciones anteriores, este se muestra en la siguiente imagen.

Desde luego, la creación de tablas, relaciones y el diagrama entidad-relación también se puede generar por medio del uso de la interfaz gráfica de usuario de Access.

Inserción de registros

Ya que se tiene la estructura de la base de datos entonces podemos proceder a realizar la inserción de registros en las tablas correspondientes, para ellos tenemos que hacer uso de la instrucción INSERT INTO pero se hará una excepción, es decir, se usarán las macros de VBA en Access para realizar la inserción de varios registros debido a que la ventana de consultas de este software solo permite insertar un registro a la vez pero por medio de las macros podemos introducir gran cantidad de registros usando una sola subrutina. Esta subrutina se muestra a continuación.

Sub conectarConDbActual()

    Dim conexionDB As New ADODB.Connection

    Set conexionDB = CurrentProject.Connection

    

    'Inserción de registros en tabla Medicos

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Medicos VALUES(1, 'Julio',         'Rodriguez', 'Cardiología')")

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Medicos VALUES(2, 'Pedro',         'Estrada', 'Neurología')")

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Medicos VALUES(3, 'Mariana',         'Hurtado', 'Dermatología')")

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Medicos VALUES(4, 'Luis',             'Fernández', 'Oncología')")

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Medicos VALUES(5, 'Sonia',         'Martínez', 'Radiología')")

    'Inserción de registros en tabla Pacientes

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Pacientes VALUES(1, 'Alberto',     'Ramírez', 'Camarena', 'Masculino', 10, 'Calle 3, No 9', 'Valle     de Bravo', '99502', 'CDMX', '0987640123',                            'alberto@micorreo.com')")

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Pacientes VALUES(2, 'Maria',         'Juarez', 'López', 'Femenino', 30, 'Calle 9, No 8', 'Valle de         Anáhuac', '88412', 'Estado de México', '8904321456',                 'maria@micorreo.com')")

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Pacientes VALUES(3, 'Adriana',     'Domínguez', 'Antulio', 'Femenino', 36, 'Calle 13, No 90',             'Héreoes', '89022', 'CDMX', '5589098901',                             'adriana@micorreo.com')")

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Pacientes VALUES(4, 'Fernando',     'Jiménez', 'Fernández', 'Masculino', 45, 'Calle 23, No 4',             'Laureles', '09789', 'CDMX', '550000000021',                         'fernando@micorreo.com')")

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Pacientes VALUES(5, 'Antonio',     'Perales', 'Ochoa', 'Masculino', 48, 'Calle 33, No 2', 'Cedros',     '09034', 'Estado de México', '0923567891',                             'kevin@micorreo.com')")

    

    'Inserción de registros en tabla Citas

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Citas VALUES(1, 1, 1, '2025-05-    25', '10:00', 70, 'Ninguna')")

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Citas VALUES(2, 2, 1, '2025-06-    25', '13:00', 70, 'Ninguna')")

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Citas VALUES(3, 1, 2, '2025-01-    25', '16:00', 80, 'Ninguna')")

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Citas VALUES(4, 2, 2, '2025-02-    25', '09:00', 80, 'Ninguna')")

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Citas VALUES(5, 1, 3, '2025-03-    25', '14:00', 90, 'Ninguna')")

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Citas VALUES(6, 2, 3, '2025-04-    25', '15:00', 90, 'Ninguna')")

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Citas VALUES(7, 1, 4, '2025-11-    25', '16:00', 100, 'Ninguna')")

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Citas VALUES(8, 2, 4, '2025-12-    25', '15:00', 100, 'Ninguna')")

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Citas VALUES(9, 1, 5, '2025-10-    25', '15:00', 50, 'Ninguna')")

    conexionDB.Execute ("INSERT INTO Citas VALUES(10, 2, 5, '2025-11-    25', '17:00', 50, 'Ninguna')")

End Sub

La siguiente imagen muestra los registros colocados en las tablas de este proyecto de Access (Clic en cada imagen para ampliarla).

Pruebas y resultados

Para probar la correcta estructuración de la base de datos podemos ejecutar algunas consultas multitabla que nos permitan observar las relaciones que fueron creadas, para esto se tiene la opción de usar uniones, específicamente se va usar INNER JOIN para obtener los datos comunes a dos o más tablas. Por ejemplo, vamos a realizar una consulta para obtener la fecha de la cita, la hora y el costa de la misma, también vamos a extraer el nombre del paciente de esa cita, su entidad federativa y el nombre del médico que va atender a ese paciente. El código para llevar a cabo esto es el siguiente.

SELECT 

    Citas.fechaCita, Citas.horaCita, Citas.costoCita, Pacientes.nombre, Pacientes.entidadFederativa, Medicos.nombre

FROM 

    (Citas

INNER JOIN 

    Pacientes ON Citas.idPaciente = Pacientes.idPaciente) 

INNER JOIN 

    Medicos ON Citas.idMedico = Medicos.idMedico;

El resultado (Vista de hoja de datos) que devuelve esta consulta se muestra en la siguiente imagen.

Otra consulta que puede ser muy útil es extraer todas las citas que tiene un médico junto con datos del paciente asociado, para esto podemos usar la clausula INNER JOIN y la clausula WHERE para definir la condición de extraer solo los datos de columnas de un id de médico específico. El código de esta consulta se muestra en seguida.

SELECT 

    Citas.fechaCita, Citas.horaCita, Medicos.nombre, Medicos.idMedico

FROM 

    Citas 

INNER JOIN 

    Medicos ON Citas.idMedico =  Medicos.idMedico

WHERE 

    Medicos.idMedico = 1;

Esta consulta devuelve la tabla de datos que se muestra en la siguiente imagen.

También podemos hacer uso de uniones de tipo LEFT JOIN para extraer todos los médicos o pacientes que no tienen ninguna cita pero que están presentes en la base de datos, esto puede ser útil para casos como contactar a clientes con los que no se ha tenido comunicación o que no han tenido la oportunidad de asistir a la clínica  y por tanto no tienen citas recientes en el sistema, o bien, puede se útil para asignar citas y pacientes a médicos que por el momento están más libres de tiempo. En seguida se proporcionan dos consultas del tipo descrito.

SELECT Pacientes.nombre, Pacientes.apellidoPaterno, Pacientes.telefono, Citas.idCita

FROM

    Pacientes

LEFT JOIN

    Citas ON Pacientes.idPaciente = Citas.idPaciente;

SELECT Medicos.nombre, Medicos.apellidoPaterno, Citas.idCita

FROM

    Medicos

LEFT JOIN

    Citas ON Medicos.idMedico = Citas.idMedico;

Los resultados de estas consultas se muestran en las siguientes imágenes.

En estas imágenes se puede ver que aquellos pacientes sin citas y médicos sin citas muestran una casilla vacía de id de citas, esto se debe a que LEFT JOIN devuelve los resultados propios de cada tabla (registros sin cita) y los comunes a ambas tablas (registros con cita).

Además, de las consultas multitabla que se usaron previamente, podemos usar RIGHT JOIN para traer todos los registros de la tabla de citas (definida como tabla derecha) junto con los registros coincidentes de la tabla de médicos o pacientes, en este caso, en el sistema todas las citas están asignadas, por tanto no se van a devolver resultados vacíos de parte de la tabla de citas. La consulta RIGHT JOIN se describe a continuación y contiene los id de cada cita pero también el nombre y apellido de cada paciente relacionado con esa cita.

SELECT citas.idCita, Pacientes.nombre, Pacientes.apellidoPaterno

FROM 

    Pacientes

RIGHT JOIN 

    Citas ON Pacientes.idPaciente = Citas.idPaciente;

El resultado devuelto por esta consulta se muestra a continuación.

Finalmente, la estructura del proyecto creada con los procesos anteriores se puede observar en la siguiente imagen, los objetos que están presentes son las tablas,  consultas y los módulos que contienen los códigos de VBA.

El modelo de objetos de Excel y su importancia para las macros

Microsoft Excel proporciona un modelo de objetos que es útil para obtener acceso a hojas de cálculo, rangos, tablas, gráficos, etc., esto es de relevancia porque podemos manipular tales objetos por medio de código de programación, en específico por medio del lenguaje VBA (Visual Basic for Applications), esto tiene el beneficio de poder personalizar la funcionalidad de las aplicaciones y proyectos creados con esta hoja de cálculo. Este modelo de objetos se describe a continuación.

• Un Libro contiene una o varias Hojas de cálculo.
• Una Hoja de cálculo contiene colecciones de aquellos objetos de datos presentes en la hoja individual y da acceso a las celdas en los objetos de Rango.
• Un Rango representa un grupo de celdas adyacentes.
• Los Rangos se usan para crear y colocar Tablas, Gráficos, Formas y otros objetos de visualización u organización de datos.

Objetos y colección de VBA

Un objeto representa un elemento de una aplicación, como una hoja de cálculo, una celda, un gráfico, un formulario o un informe, además, en Visual Basic, es necesario identificar un objeto para poder llamar a uno de sus métodos o cambiar el valor de sus propiedades .

Una colección es un objeto que contiene varios objetos y generalmente son objetos del mismo tipo. En Microsoft Excel, el objeto Workbooks contiene todos los objetos Workbook abiertos. En Visual Basic, la colección Forms contiene todos los objetos Form de una aplicación

Ahora, para poder acceder a estos objetos por medio de código VBA se van a mostrar diversos ejemplos.

Libros

El objeto Workbook representa un libro de Microsoft Excel, sin embargo puede ser de utilidad usar el objeto ActiveWorkbok que representa un objeto Workbook presente en la ventana activa o en uso. 

Los libros tienen varios métodos para operar con ellos, por ejemplo, podemos usar la propiedad Author para establecer un nombre de propiedad para un archivo, o bien, usamos el método Save para guardar los cambios, esto se muestra en los siguientes segmentos de código,

ActiveWorkbook.Author = "Samuel Ramirez"

ActiveWorkbook.Save

Hojas

En las macros de Excel podemos acceder a todas las hojas de un libro por medio del objeto Worksheets, como ejemplo, podemos asignar la primera hoja del libro a una variable Worksheet, cambiarle el nombre a la misma y también definir su orientación en vertical, esto se puede realizar con el siguiente código.

Dim hoja As Worksheet

Set hoja = Worksheets(1)

hoja.Name = "HojaProductos"

hoja.PageSetup.Orientation = xlPortrait

Rangos

Un rango es un grupo de celdas adyacentes en el libro. Los rangos tienen tres propiedades básicas: values, formulas y format. Estas propiedades obtienen o establecen los valores de celda, las fórmulas que se deben evaluar y el formato visual de las celdas. 

El objeto Range es el que representa una celda, una fila, una columna o un grupo de celdas adyacente en un libro.

Para ejemplificar lo descrito anteriormente podemos hacer uso de la siguiente tabla de Excel.

Para acceder a los valores contenidos en una celda o rango tenemos que usar la propiedad Value. En el siguiente código se accede al valor del rango A1, que en este caso también es una celda. Este ejemplo tiene una serie de nombres en la columna A, es por eso que se declara una variable de tipo String para almacenar el resultado obtenido de la llamada a la propiedad Value.

Dim valorCadena As String

valorCadena = Worksheets("HojaProductos").Range("A1").Value

MsgBox valorCadena

Para establecer una fórmula en, por ejemplo, la celda C1, podemos usar el siguiente código. Usamos la propiedad Formula para definir el método CONCATENAR en esa celda, en esta caso se unirá un nombre y un apellido.

Worksheets("HojaProductos").Range("C1").Formula = "=CONCATENAR(A1, "" "", B2)"

Además, para establecer el formato de un rango, podemos cambiar el tipo de letra, a saber, podemos establecer letra negritas en el rango de columnas de apellidos por medio de la propiedad Font.

Worksheets("HojaProductos").Range("B1:B7").Font.Bold = True

Celdas

En Visual Basic la propiedad Cells representa un objeto Range que contiene todas las celdas de la hoja de cálculo (no solo las celdas que están actualmente en uso). Las celdas usan la sintáxis Cells(Fila, columna) para acceder a elementos específicos. Como ejemplo, se puede acceder a la celda E2 y F2 para asignarles una valor por medio de la propiedad Value, además, podemos cambiar el color de cada una de estas celdas con la propiedad Interior.Color.

Worksheets("HojaProductos").Cells(2, 5).Value = 260

Worksheets("HojaProductos").Cells(2, 6).Value = "Camisas"

    

Worksheets("HojaProductos").Cells(2, 5).Interior.Color = _

        RGB(16, 40, 87)

Worksheets("HojaProductos").Cells(2, 6).Interior.Color = _

        RGB(56, 99, 33)

Tablas

En VBA se usa el objeto ListObject para representar una tabla en la hoja de cálculo. Además, tenemos disponible el objeto ListObjects que representa una colección de las tablas pertenecientes a una hoja. 

Como ejemplo, podemos acceder a todas las filas de la segunda tabla de la hoja de productos y luego podemos agregar una fila a esa tabla, para esto podemos usar el siguiente código.

Dim listaFilas As ListRows 

Set listaFilas = Worksheets("HojaProductos").ListObjects(2).ListRows

listaFilas.Add

En este caso ListObjects(2) representa la segunda tabla de la hoja, ListObjects(1) la primer tabla y así sucesivamente, además, ListRows es una entidad u objeto que representa todas las filas de la tabla y el método Add es el que nos permite agregar una nueva fila.

Gráficas

En Visual Basic el objeto ChartObject representa un gráfico incrustado en una hoja de cálculo, las propiedades y métodos de ChartObject controlan la apariencia y el tamaño del gráfico incrustado. El siguiente código muestra un ejemplo de configuración de una gráfica en una hoja de cálculo.

Dim grafica As ChartObject

Set grafica = _            Worksheets("HojaProductos").ChartObjects.Add(Left:=350, _

 Top:=100, Width:=280, Height:=200)

grafica.Chart.SetSourceData _                       Source:=Sheets("HojaProductos").Range("A10:C13"), _

 PlotBy:=xlColumns

grafica.Chart.SetElement (msoElementChartTitleAboveChart)

grafica.Chart.ChartTitle.Text = "Existencias"

grafica.Chart.HasLegend = False

En este código se declara una variable de tipo ChartObject para almacenar la gráfica que se desea incrustar en la hoja de cálculo, después se llama al método Add para establecer la esquina superior izquierda de la gráfica así como el ancho y alto de la misma, esta llamada al método devuelve un objeto que se guarda en la variable gráfica. También se llama al método SetSourceData que recibe los argumentos Source y PlotBy que definen la fuente de datos para dibujar la gráfica y el modo de representación de los datos, adicionalmente se ejecuta el método SetElement y se le provee el argumento msoElementChartTitleAboveChart para definir que se va mostrar el título que se encuentra en la parte superior del gráfico. Finalmente se usan las propiedades ChartTitle.Text para establecer el texto que se va colocar en el título previamente descrito y HasLegend con un valor de False para desactivar las etiquetas (estas etiquetas pueden ser las propiedades o características de los datos) que pueda tener el gráfico. La gráfica resultante se muestra en la siguiente imagen.

Instrucción Set

La instrucción Set que se uso previamente nos sirve para asignar un objeto (devuelto por una llamada a un método) a una variable de objeto (Declarada previamente por medio de la instrucción Dim). Es posible asignar una expresión de objeto o Nothing por medio de Set. En el siguiente código se realizan algunas asignaciones de objetos a variables de objetos.

Dim hoja As Worksheet

Set hoja = Worksheets(1)

Set objetoTest = Nothing

En este caso la variable de objeto llamada hoja es asignada con la primer hoja de calculo del libro y la variable objeto llamada objetoTest se asigna con Nothing. La palabra clave Nothing nos sirve para desasociar una variable de objeto de un objeto real y de esta manera usar esa variable de objeto para asignarle otro diferente.

Referencias

Para obtener más detalles técnicos sobre las propiedades y métodos del modelo de objetos de Excel se recomienda visitar los siguiente enlaces oficiales de Microsoft.

• El objeto Workbook
• El objeto Worksheet
• El objeto Range
• El objeto ListObject
• El objeto ListRow
• La propiedad Cells
• El objeto CharObject
  
• Creación de variables de objetos

Estructuras de repetición en macros de Excel

Las macros de Excel tienen a disposición del usuario un conjunto de estructuras de control de código que permiten ejecutar acciones repetitivas y con ello automatizar tareas y flujos de trabajo que así lo requieren, estas estructuras son las siguientes:

• Do While... Loop
• For... Next
• For Each... Next

El ciclo Do While... Loop se usa para ejecutar un bloque de sentencias un número indefinido de veces. Las sentencias se repiten mientras una condición sea verdadera o hasta que se convierta en verdadera.

La estructura For...Next se utiliza para repetir un bloque de sentencias un número específico de veces. Este bucle utilizan una variable de contador cuyo valor aumenta o disminuye con cada repetición.

El ciclo For Each... Next repite un bloque de instrucciones para cada objeto de una colección o cada elemento de una matriz. Visual Basic hace uso de una variable cada vez que se ejecuta el bucle.

Ejemplos de aplicación

A continuación se describen una serie de ejemplos en los que estos bucles pueden ser de utilidad en flujos de trabajo de Excel.

Suponiendo un caso en el que se desea realizar la limpieza de un conjunto de datos, podemos usar el ciclo For Each... Next para establecer un color de celda en aquellas que se encuentren vacías, de acuerdo a esto vamos a poder identificarlas de manera más sencilla y en consecuencia tomar una serie acciones como borrarlas o tenerlas pendientes para un posterior procesamiento de acuerdo a las necesidades del análisis. El código que describe lo descrito previamente de muestra a continuación.

Public Sub establecerColorCeldasVacias()

    Sheets("Hoja1").Select

    Dim celda As Range

    

    For Each celda In Range("A1:A38")

        If IsEmpty(celda) Then

            celda.Interior.Color = RGB(255, 164, 32) 'Se coloca un color anaranjado

        End If

    Next

End Sub

En este código definimos una variable rango para que el ciclo lo recorra y establecemos una variable llamada celda que va representar cada elemento sobre el que vamos iterando, además, usamos la propiedad Interior.Color para establecer el color de las celdas que cumplan la condición de estar vacías.

Otro caso en que los ciclos pueden ser de mucha utilidad es cuando queremos enviar datos desde una columna hacia otra, ya sea en la misma hoja o en una diferente, en este caso podemos usar el ciclo For... Next porque ya sabemos el número específico de datos que queremos enviar, en el siguiente ejemplo se copian datos en la misma hoja y desde una columna hacia otra.

Public Sub copiarDatosEntreColumnas()

    Dim i As Integer

    

    For i = 1 To 38

        Sheets("Hoja1").Cells(i, 2).Value =                        Sheets("Hoja1").Cells(i, 1).Value

    Next i

End Sub

En esta subrutina se copian los valores de celda desde la columna 1 (A) hacia la columna 2 (B), este código puede ser muy útil para conjuntos de datos cuya cantidad de registros sea muy grande. En este caso el ciclo recorre desde la primera fila hasta las número 38.

Por último, podemos hacer uso del ciclo Do While... Loop para generar un listado de fechas en un rango de celdas, esto puede se de utilidad para aplicaciones que necesiten llevar un control del día en que ocurrió un evento determinado, el ejemplo se muestra a continuación.

Public Sub generarFechas()

    Sheets("Hoja1").Select

    Dim i As Integer

    

    i = 1    

    Do While i <= 60

        Cells(i, 1).Value = Date + i - 1

        i = i + 1

    Loop

End Sub

En este caso se va iterar sobre la celda A, es por eso que se utiliza el 1 en el segundo argumento de la propiedad Cells, además, en la asignación de la fecha se va aumentar el valor del índice i al objeto Date y se le va restar un valor de uno para que la lista de fechas comience en el día actual.

Referencias

Los siguientes enlaces describen los detalles técnicos de las estructuras de Visual Basic utilizadas en este artículo.

• Iterando a través del código
  
• Ciclo Do While
  
• Ciclo For Next
  
• Ciclo For Each Next

El método ExportAsFixedFormat de Excel

En las macros de Excel está disponible una función para exportar las hojas y libros de Excel a formato PDF, esto puede ser muy útil para crear un reporte en este formato, o bien, para imprimir archivos con esa misma extensión, este método se llama ExportAsFixedFormat.

Convertir todo un libro de Excel a PDF

Para convertir todas las hojas de un libro de Excel en un solo archivo PDF se tiene que abrir un libro que se haya realizado y después en la pestaña Programador accedemos a la opción de Visual Basic para poder programar la macro que necesitamos, en esta macro abrimos y cerramos un procedimiento por medio de la instrucción Sub y le colocamos el nombre que deseemos, por ejemplo, le colocamos el nombre guardarComoUnSoloPDF, el código se muestra a continuación.

Public Sub guardarComoUnSoloPDF()

 'Código de programación

End Sub

Ahora, podemos declarar una variable de tipo String para almacenar la ruta en la que se va guardar el PDF, seguidamente se tiene que colocar la ruta elegida y asignarla a la variable declarada. Además, será necesario invocar al método ExportAsFixedFormat por medio del objeto ActiveWorkbook; los principales argumentos que se envían a este método son Type que indica el formato en que se va guardar el libro, FileName que es la cadena de la ruta donde se guardará el archivo, Quality que representa la calidad con la que serán guardadas las hojas de libro y OpenAfterPublish que es una bandera que se establece en True o False, este último permite mostrar o no, por pantalla, el PDF generado por medio del método ExportAsFixedFormat; todos estos argumentos se deben separar por comas. El código que realiza lo descrito previamente se muestra a continuación.

Public Sub guardarComoUnSoloPDF()

    Dim RutaArchivo As String

    

    RutaArchivo = "C:\Users\nombreUsuario\nombreCarpeta"

    

    ActiveWorkbook.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF,        Filename:=RutaArchivo & "\" & ActiveWorkbook.Name,         Quality:=xlQualityStandard, openafterpublish:=False

    

    MsgBox "Las hojas del libro " & ActiveWorkbook.Name & " se han convertido a PDF correctamente."

End Sub

En este caso, en nombreUsuario y nombre Carpeta se deben colocar los nombres de nuestra preferencia, además, el valor xlTypePDF del argumento indica que salida será en formato PDF, xlQualityStandard indica que la calidad será de tipo estándar y False de openafterpublish indica que no se va visualizar el archivo al terminar la ejecución del procedimiento o método. Por último se coloca un mensaje por medio de MsgBox para indicar que el archivo se ha creado correctamente.

Otro aspecto de interés es la propiedad ActiveWorkBook que representa el libro en la ventana activa, es decir, el libro de Excel que se abrió previamente. La propiedad ActiveWorkBook en si misma es un objeto WorkBook que tiene acceso al atributo Name, este atributo contiene el nombre del libro que se está trabajando.

Convertir una hoja de un libro de Excel a PDF

Para convertir una sola hoja de Excel a PDF el procedimiento será similar pero en este caso se va utilizar la propiedad ActiveSheet, esta propiedad representa la hoja que esté seleccionada y en visualización en el archivo de Excel que se ha abierto previamente. El código de programación que nos va permitir lograr este objetivo es el siguiente.

Public Sub guardarHojaEnPDF()

    Dim RutaArchivo As String

    

    RutaArchivo = "C:\Users\nombreUsuario\nombreCarpeta"

    

    ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=RutaArchivo & "\" & ActiveSheet.Name, Quality:=xlQualityStandard, openafterpublish:=False

    

    MsgBox "La hoja de nombre " & ActiveSheet.Name & " se ha convertido a PDF correctamente."

End Sub

A continuación se muestran algunos enlaces que describen los detalles técnicos de los métodos y propiedades de Visual Basic utilizados en este artículo.

• Método ExportAsFixedFormat
  
• Propiedad ActiveWorkBook
  
• Propiedad ActiveSheet
  

Creación de tablas dinámicas en Google Sheets

El espacio de trabajo de Google en sus hojas de cálculo (Google Sheets) ofrece en sus herramientas la posibilidad de trabajar con tablas dinámicas de manera similar a como lo hace Excel, con ellas también podemos resumir y analizar datos, a continuación se muestra un ejemplo paso a paso de cómo crear tablas dinámicas en esta herramienta.

Se puede considerar el siguiente ejemplo de una tabla de empleados de una empresa hipotética en Sheets (Clic en la imagen para ampliarla).

Ahora, para agregar la tabla dinámica nos dirigimos a la pestaña Insertar y en ella elegimos la opción de tabla dinámica que se muestra en la siguiente figura (Clic en la imagen para ampliarla).

Ya que se ha elegido la opción previa se va mostrar una ventana con el origen de datos que necesita la tabla dinámica así como un par de opciones para decidir donde colocar la nueva tabla, esto se puede observar en la siguiente figura.

Después, se va mostrar una sección con las mismas zonas que tiene Excel para trabajar las tablas dinámicas, es decir, filas, columnas, valores y filtros, en cada zona vamos a poder agregar la columna o campo que deseemos para poder realizar el análisis requerido. Véase la siguiente imagen.

Una configuración de tabla dinámica que se puede diseñar es el siguiente, colocar en la zona de valores los salarios de los empleados, en las filas sus nombres y en las columnas los respectivos departamentos, la tabla dinámica generada se muestra en la siguiente figura.

En cuanto a la zona de filtros se puede usar el estado activo o inactivo de los empleados para poder visualizar solo aquellos con un estado determinado.

Además, Sheets ofrece algunas sugerencias de tablas dinámicas que pueden ser de utilidad, estas se pueden observar en el editor de tablas, de esta manera podemos encontrar diversas opciones que nos podrían ayudar a analizar la información y que no habíamos tenido en cuenta, véase la siguiente imagen.

Otra de las ventajas de Google Sheets es la compatibilidad de los archivos con los de Microsoft Excel, de esta manera se pueden trabajar los proyectos en cualquiera de las plataformas de acuerdo a las necesidades que se tengan, así mismo Sheets se encuentra en una plataforma en línea o en la nube lo cual permite tener acceso a los archivos desde cualquier dispositivo con acceso a internet. También es posible colaborar con otros usuarios o miembros de un equipo en un mismo archivo. En resumen, esta herramienta nos da una alternativa a Excel que puede ser muy poderosa para manejar las bases de datos o proyectos que requieren el uso de una hoja de cálculo.

Funciones de bases de datos en Excel

En Excel existen funciones para procesar datos en hojas con grandes cantidades de datos, estas nos facilitan el procesamiento porque piden pocos argumentos para poder trabajar. A continuación se describe la función BDSUMA en Excel.

BDSUMA proporciona la suma de los números de los campos (columnas) de registros que cumplen las condiciones especificadas.

Sintaxis: BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

La función BDSUMA requiere los siguientes argumentos:

• base_de_datos: Este es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos son campos. La primera fila de una lista contiene etiquetas para cada columna en ella. Este argumento es obligatorio
• nombre_de_campo: Esto especifica qué columna se usa en la función. Especifique el rótulo de columna entre comillas, como "Edad" o "Rendimiento", por ejemplo. Como alternativa, puede especificar un número (sin comillas) que represente la posición de la columna dentro de la lista: por ejemplo, 1 para la primera columna, 2 para la segunda, etc. También podemos colocar la celda que contiene el campo sobre el cual deseamos calcular la suma
• criterios: Este es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento criterios mientras este incluya al menos un rótulo de columna y una celda debajo del mismo en la que se pueda especificar una condición para la columna.

Nota: Los 3 argumentos de la función son requeridos para la misma, no es posible omitir ninguno de ellos.

Como ejemplo, podemos considerar la siguiente base de datos de una tienda de artículos.

 

En esta base de datos podemos calcular, por ejemplo, el precio de aquellos artículos cuyo país de origen es España  y su sección es Ferretería, para esto, en la función BDSUMA pasamos como primer argumento la base de datos que está entre las celdas A1 a G41, después le indicamos la celda que contiene a campo en donde se va a realizar la suma y por último se le provee a la función los criterios, estos últimos están fueron colocados entre las celdas A44 a G45.

 

 

 El uso de la función BDSUMA nos facilita los cálculos porque solo es necesario indicar una matriz que contenga los criterios que queremos aplicar a la operación de suma, esa matriz se puede construir por medio de una pequeña tabla que tiene los datos con los que deseamos trabajar.

 

En caso de que se quisiera usar otra fórmula para hacer los cálculos con criterios determinados entonces sería un poco más complicado realizar esta operación, por ejemplo si se usa la fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO se tendrían que mandar más argumentos a la misma pero en el caso de la fórmula BDSUMA es posible usar pocos argumentos, uno de ellos es la matriz o tabla que contiene todos los datos con los criterios requeridos. Un uso práctico de la fórmula BDSUMA sería cuando el número de criterios sea muy extenso, en ese caso tal fórmula reduciría drásticamente el número de argumentos que se necesitan si en su lugar se usará otra fórmula como SUMAR.SI.CONUNTO.

 

 

 

 

Creación de tablas dinámicas en Excel 2019 y Microsoft Excel 365 (Web)

Una tabla dinámica es una herramienta que nos permite analizar, explorar y presentar datos en forma de resumen. Una tabla dinámica también nos permite realizar una gran cantidad de cálculos con nuestros datos sin la necesidad de escribir fórmulas, además, estas tablas nos permiten ver la información de forma ordenada, esquematizada y amigable.

Estructura de una tabla dinámica

Una tabla dinámica tiene la estructura que se muestra en la siguiente imagen.

Como se muestra, una tabla dinámica tiene 4 zonas o secciones, en ellas debemos de colocar los campos de alguna de nuestras tablas o base de datos que tengamos previamente en Excel. Es muy importante determinar en qué zona deseamos colocar cada campo para que de esta manera Excel pueda mostrarnos el diseño de tabla dinámica que necesitamos.

Cabe destacar que Excel nos permite dejar vacías una o varias zonas de una tabla dinámica, con esto, podemos personalizar el resumen de tabla dinámica que deseamos presentar o analizar, lo que no tiene mucho sentido en dejar vacío es la zona de valores porque en ella se van a realizar cálculos numéricos en base a los datos que tengamos.

Otro aspecto importante de las tablas dinámicas es que podemos agregar varios campos a una zona de una tabla, es por esto que también se denominan dinámicas porque podemos realizar en ellas muchos movimientos que nos van a permitir probar cual es la mejor manera en que podemos resumir y analizar nuestros datos.

Recomendaciones para la creación de una tabla dinámica

Para crear una tabla dinámica se propone utilizar las siguientes recomendaciones.

• Utilizar cabeceras o títulos en las columnas de nuestros datos
• Evitar usar espacios en blanco en campos numéricos, por ejemplo, se puede rellenar con ceros en espacios en blanco.
• No utilizar filas o columnas completamente en blanco.
• Eliminar los cálculos de una tabla o de una base de datos que ya los contenga.

El uso de estas recomendaciones se propone con el fin de que podamos crear una tabla dinámica que sea fácil de leer e interpretar.

Creación de una tabla dinámica en Excel 2019

A continuación se puede observar los pasos que se pueden seguir para crear una tabla dinámica en Excel 2019 versión de escritorio.

Consideremos la siguiente base de datos de una tienda de artículos.

Para poder crear una tabla dinámica a partir de estos datos, vamos a seleccionar cualquier celda de nuestra tabla para que Excel tenga una referencia desde la cual debe crear la tabla dinámica y después vamos a dirigirnos a la pestaña Insertar y luego damos clic en Tablas dinámicas recomendadas.

Con esto, va a aparecer una ventana que nos va a proponer algunos diseños de tabla y también nos va a dar la opción de crear una en blanco, vamos a elegir esta opción.

Al seleccionar esta opción, vamos a poder crear una tabla dinámica a nuestro gusto desde la ventana de creación que nos provee Excel.

En la ventana de creación de tabla dinámica podemos ver las zonas que se han descrito anteriormente.

Un primer diseño de tabla dinámica que podemos definir es aplicando lo siguiente: el campo Sección en la zona de columnas, el nombre de los artículos en las filas y la suma de precios de cada producto en la zona de valores.

Con esta configuración, la tabla dinámica resultante es la siguiente.

La tabla dinámica resultante se puede interpretar como un sistema de coordenadas, por ejemplo, el abrigo de caballero tiene una intersección con la sección de Confección, el balón de baloncesto con la sección de deportes, el carro de control con la sección de Juguetería y así sucesivamente. Otro aspecto importante que se puede observar en esta configuración de tabla dinámica es el total general, este total se genera para todas las secciones pero también para todos los productos, sin embargo la mayoría de los productos aparecen una sola vez en la tabla, por tanto los totales de cada producto son del mismo valor de cada producto, en algunas excepciones existen totales de productos que aparecen más de una vez en la tabla de datos, el destornillador es un caso de este tipo, como aparece 2 veces la tabla dinámica va sumar el total de ambos precios y lo va mostrar en la intersección del producto con la categoría a la que pertenece (ferretería), podemos dar un doble clic en ese producto (en la tabla dinámica) y se va abrir una subtabla que muestra el precio individual de cada destornillador así como todas los datos relacionados a este producto.

En esta tabla dinámica que acabamos de crear solo hemos colocado un campo en cada zona de la tabla pero esta configuración puede cambiar como veremos a continuación.

Otro tipo de tabla dinámica que podemos crear es utilizando la siguiente configuración: la sección y el nombre del artículo en la zona de filas y la suma de precios en la zona de valores, cabe destacar que es importante el orden en que se coloca un campo en alguna zona de la tabla dinámica, en este caso primero se coloca la sección y después el nombre del artículo en la zona de filas.

La tabla dinámica resultante se muestra en la siguiente figura.

La tabla resultante nos muestra la importancia del orden en el que se colocan los campos en cada zona de una tabla dinámica porque esto nos permite analizar de manera más sencilla el resumen de nuestros datos.

Creación de una tabla dinámica en Excel 365 (Web)

La creación de una tabla dinámica en Excel 365 versión web es similar a la versión de escritorio, para acceder a esta versión solo es necesario tener una cuenta de correo de Microsoft y los archivos se guardan en la nube en lugar de guardarse en nuestra computadora local. 

A partir de nuestra bases de datos, vamos a seleccionar cualquier celda de nuestra tabla para que Excel tenga una referencia desde la cual debe crear la tabla dinámica y después vamos a dirigirnos a la pestaña Insertar y luego damos clic en Tabla dinámica y después elegimos Desde una tabla o rango.

Con esto, va a aparecer una ventana que nos va a pedir que seleccionemos la tabla o rango de celdas en el que queremos trabajar y también si deseamos colocar la nueva tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo o en la hoja donde se encuentran los datos, en nuestro caso vamos a crearla en una nueva hoja, además, los datos de referencia se seleccionan automáticamente por Excel dado que ya habíamos dado clic en alguna celda de nuestros datos.

Con esto en mente, la creación de la tabla dinámica desde la ventana de creación, es similar a la versión de escritorio, solo necesitamos elegir los campos y su orden para poder colocarlos en las zonas de la tabla dinámica.